فناوران

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخاب مناسبی برای سازمان‌ها است؟ این نوع نرم‌افزارها با ارائه مجموعه‌ای از ویژگی‌های کارآمد، امکان مدیریت و سازماندهی امور اداری و دبیرخانه‌ای را به طور موثر و کارا برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند. اول از همه، این ابزارها با ایجاد یک پلتفرم متمرکز و یکپارچه، امکان ثبت، ردیابی و مستندسازی کلیه فرایندها و مکاتبات اداری را به سادگی میسر می‌سازند. این موضوع علاوه بر افزایش بهره‌وری، از نشت اطلاعات و خطاهای انسانی نیز پیشگیری می‌کند. همچنین، قابلیت‌های پیشرفته‌ای همچون گردش کار الکترونیکی، مدیریت سوابق و بایگانی دیجیتال، به‌روزرسانی خودکار و تسهیل در دسترسی به اطلاعات، باعث افزایش سرعت، دقت و کارایی فرآیندهای اداری می‌شود. در مجموع، استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه به طور چشمگیری منجر به بهبود سازماندهی، شفافیت و کنترل بر امور اداری سازمان‌ها می‌گردد.

در دنیای پیشرفته امروز، تکنولوژی به عنوان یکی از عناصر اصلی زندگی انسان ها و کسب و کار ها نیز تبدیل شده است. یکی از مهم ترین پیشرفت های تکنولوژی در حوزه کسب و کار و سازمان نرم افزار اتوماسیون اداری است که به طرز چشمگیری موجب افزایش بهره وری و عملکرد سازمان ها نیز گشته است. یکی از مهم ترین بخش های اصلی این نرم افزار، نرم افزار دبیرخانه است که نقش حیاتی در مدیریت مستندات و تعاملات درون وبرون سازمانی دارد

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه مزایای زیادی را برای سازمان ها به همراه دارد. این نرم افزارها سهولت در امور سازمان، کاهش دخالت و خطای انسانی، کاهش مصرف کاغذ، بهبود عملکرد سازمان و...را نیز ارائه می دهد. همچنین لازم به ذکر است که این نرم افزار ها نه تنها تعاملات درون وبرون سازمانی را نیز تسهیل می کنند، بلکه از این طریق سبب افزایش بهره وری و رضایت پرسنل نیز می گردد. همچنین در صورتی که تمایل به خرید این نرم افزار را داشته باشید، می توانید به راحتی از طریق سامانه:

https://yeganehsoft.com/

جهت خرید نرم افزار اتوماسیون اداریو نرم افزار دبیرخانه یگانه سافت نیز اقدام کنید.

برخی از دلایل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه در سازمان عبارت اند از:

• کمک به بهبود ارتباطات سازمانی
• بهبود عملکرد و کاهش هزینه ها
• مدیریت و نظارت بهتر بر کار های تیمی
• کاهش خطا و افزایش دقت در فرایند های کاری
• تسریع در اجرای پروژه ها و بهبود خدمات مشتری
• حفظ محیط زیست و کاهش مصرف کاغذ
• تقویت همکاری و ارتباطات درون و برون سازمانی
• تهیه گزارش و تجزیه تحلیل داده ها
• قابلیت فرم سازی
• مکاتبات محرمانه
• تعریف امضاء برای هر شخص
• سازگار با انواع دستگاه های هوشمند
• دسترسی در هر مکان و در هر زمان
• تنظیم خودکا برای صفه جویی در وقت
• و...

اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه در سازمان ها

یکی از مهم ترین دلایلی که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه را برای سازمان ها ضروری کرده است، نوع برقراری ارتباطات است. با استفاده از این نرم افزار ها، به عنوان مثال نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه سافت، نه تنها می توانید با سایر سازمان ها نیز در ارتباط باشید، بلکه امکان برگزاری ویدئو کنفرانس با کارکنان در هر مکان و در هر زمان نیز فراهم شده است.

همچنین لازم به ذکر است که، نرم افزار اتوماسیون اداری با کاهش حجم کاری و مسئولیت ها، بهبود عملکرد کارکنان و در نهایت افزایش رضایت پرسنل و ارباب رجوع را به دنبال خواهد داشت. یکی دیگر از دلایل اهمیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می توان به نظارت دقیق بر فرایند های سازمانی و تقسیم کار بین کارکنان اشاره کرد که در نهایت نیاز به استخدام نیرو بیشتر کاهش می یابد، زیرا تمامی کارها به صورت منظم و خودکارمدیریت می گردد. همچنین لازم به ذکر است که، سیستم‌های اتوماسیون اداری و دبیرخانه دارای قابلیت‌های متعددی هستند که هر کدام از آن‌ها می‌تواند به نحوی در بهبود عملکرد سازمان مؤثر باشد. از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به ارسال و دریافت فکس و ایمیل، امضای دیجیتال مخصوص هر شخص، تقویم‌های کاری، و بسیاری امکانات دیگر اشاره کرد.

دلایلی که نشان می دهد که در سازمان، نیاز به اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه دارید

همان طور که می دانید، یک سازمان متشکل از افرادی است که به صورت فردی ویا گروهی در راستای پیشرفت و تحقق اهداف سازمان نیز مشارکت می کنند. حال بهتر است بدانید که چه سازمان تازه تاسیس باشید چه قدیمی، عدم استفاده و بکار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه در سازمانتان به افت شدید عملکرد و کاهش پیشرفت سازمان نیز منجر می گردد.

با این تفاسیر، برخی از دلایلی که نشان می دهد سازمان شما نیاز به برخورداری از نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه است، عبارت اند از:

• کارها به موقع انجام نمی گردد
• حضور فیزیکی در واحد ها برای پیگیری امور
• عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
• عدم دسترسی به اطلاعات از راه دور
• عدم دسترسی به اطلاعات در صورت نبودن شخص مسئول
• سپری نشدن امور محول شده در موعد مقرر
• تنش میان مدیران و کارکنان یک سازمان
• عدم تعیین شاخص های ارزیابی مناسب و بهره مندی از آن
• دشواری یکپارچه سازی واحد های متعدد یک سازمان
• عدم پیشرفت در امور سازمان به سبب عدم حضور فیزیکی
• و...

چگونگی انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب

وقتی صحبت از انتخاب یک نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری می شود، اولین چیزی که ممکن است به ذهن شخص بیاید کابر پسند بودن و ظاهری منظم و ساده است. این ذهنیت صحیح است اما کامل نیست. انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب باید دارای شاخص های دیگری که چه بسا مهم تر هم هستند باشند که برخی از آن ها عبارت اند از:

• نصب ساده و روان نرم افزار اتوماسیون اداری
• عدم نیاز به استفاده از نرم افزار های جانبی دیگر
• تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها
• توجه به نیاز های خاص سازمان و قابلیت انعطاف پذیری
• امنیت و حافظت اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری
• و...